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プロジェクトを成功に導くための鍵

「これまで一度も、ひとつの問題もなくプロジェクトを円滑に実行できたことはありません。それを疑問に思ったこともありません」— Robert Green 氏

大量のやり直し作業から書類の間違いといった単純なミスまで、うまくいかなかったプロジェクトに関して共有すべき事例は数多くあります。

プロジェクトが軌道をそれてしまわないように、CAD マネージャーができることはたくさんあります。

近頃、CAD 管理分野の著名なリーダーである Robert Green 氏が CAD Manager Summit の司会を務めました。これは、サンフランシスコのオートデスク本社で開催されたエキスパートの討論会で、課題と機会だけでなく、変化する業界に関する視点についても取り上げました。参加者は、Leidos Engineering 社の CAD 管理者である Frank Mayfield 氏、LJA Engineering 社の CAD マネージャーである R.K. McSwain 氏、InventorWizard の共同創設者である Jürgen Galba 氏、Bastien and Associates 社の CAD マネージャーである Michael Viscetto 氏、CADFMconsultants 社のディレクターである Shaun Bryant 氏でした。

ここでは、これらの経験豊富な CAD マネージャーたちが教えてくれたよりよいプロジェクト実行のためのアイデアをご紹介します。

計画、計画、さらに計画

プロジェクトにはひとつとして同じものはなく、事前計画に CAD マネージャーが関与することによって、効率と生産性が高まり、繰り返しが減り、コストを節約できます。

Bryant 氏の最初のステップは、次のプロセスを決めるプロジェクトのキックオフ ミーティングに代表者全員を参加させることです。これによって、別のやり方をしていれば、と後悔することがなくなります。彼はテンプレートを使用して、ビルディング インフォメーション モデリング(BIM)実行計画を順に説明していきます。

「文字どおり、必要なポイントすべてを箇条書きのリストにするだけです。それに目を通し、必要に応じてチェックマークを付けたり、必要なければ削除したりできます」と Bryant 氏は言います。

前もってやっておけば小さなことが、プロジェクトの最後には大きな違いとなっていることもあります。

「コンサルタントや協力会社と仕事をすることになった場合、彼らとどのような種類の図面またはファイルを交換する必要がありますか」と McSwain 氏は尋ねます。「この点については、混乱を引き起こしかねないプロジェクトの半ばになってから対処するよりも、事前に知っておくほうがよいでしょう。あるコンサルタントと仕事をしたときに問題になったのが、彼らが最後に図面を送ってきても、私たちには相手のプロット スタイルなどが分からなかったことです。とうとう『PDF だけを送ってください』と頼みました。すると、それで問題は解決しました。今では、向こうから PDF が送られてきます。これは私たちの取り決めの一部となっています」

プロジェクトのトレーニングを別の観点から見る

計画にはプロジェクト トレーニングも含まれます。使用する標準に関するドキュメント、それがサーバーのどこにあるか、どこにパレットがあるか、フォルダー構造などに関するトレーニングです。

「私の大のお気に入りはビデオ録画です」と Green 氏は言います。「プロジェクト チームは人の出入りが激しいものです。また 2 カ月間現場に行って戻ってきたスタッフが今度は CAD を担当する、というケースもあります。彼らに問題はありませんが、私が 2 カ月前に言ったことは覚えていないでしょう」

自分の価値を示す

事前の計画に CAD マネージャーが参加する必要がある理由については、上層部にも教育が必要かもしれません。上層部に自分の価値を示すビジネス ケースを構築することが鍵です。Green 氏は、そのための方法を 1 つ提案しました。それは、会計部門と協力してやり直し作業を調査し、特定のプロジェクトでより多くの時間を必要とした理由を解明して、時間とコストを節約するための鍵がそこにあると説明することです。

「これを上層部に提示できる CAD マネージャーは技術的に優秀であるとみなされるだけでなく、経営者として見られるようになります。彼らは、そうしたレベルにあるマネージャーを尊重し始めます。また、マネージャーに権限を与えるようにもなります。私の場合、上司に分かる言葉で上司に説明するようにしてから、目が覚めたようでした。突然、物事がうまくいくようになったのです」

ソフトウェアのバージョンを制御する

プロジェクトのキックオフ時に考慮すべき点の 1 つが、必要なソフトウェアのバージョンとアップグレードのタイミングです。AutoCAD に関してはそれほど深く考える必要はありませんが、Revit やサードパーティ アプリケーションなどは、計画の一大要素となります。これらのツールではバージョンを落とすことができないため、他の製品の特定のバージョンとしか連携できないこともあるからです。この場合、特定のプロジェクトが完了するまで、アップグレードを待たなければなりません。

「私が先手を打って、皆が使用する必要があるソフトウェアの最新、最高のバージョンをインストールしましたが、そのファイルを低いバージョンで開くと、破損が発生することがわかったのです」と Mayfield 氏は言います。「この場合、近い将来、いくつかのプロジェクトが完了してすぐ、月曜日の朝にでも私はチームにこう言います、『皆さん、新しいバージョンのソフトウェアを使用してください。古いバージョンのソフトウェアではなく』」

ソフトウェアをアップグレードする場合、アップグレードがいつ行われるのか、今後はどのファイルを使用しなければならないかを社内外の関係者にメールで伝えること、また全員が新しいファイルと古いファイルを識別できるように、シンプルな命名規則を定めることを検討する必要があります。

クラウドで作業する

数か所に分かれて大規模なプロジェクトをチームで取り組む場合も、計画が重要な要素となります。各社の環境に応じて、A360、Google Drive、または Dropbox を選ぶとよいでしょう。予想にたがわず、こうしたツールの使用に関して、エキスパートたちの意見はさまざまです。

Bryant 氏は、ロンドンのテムズ川にある Royal Albert Dock のプロジェクトで、Google Drive と Dropbox を使用しました。毎月第 2 金曜日にプロジェクトの担当者全員が自分のファイルを Google Drive に保存し、BIM コンサルタントがそれらすべてを Navisworks に落としていました。それからカンファレンス コールを行い、全員がそれらのファイルを同時に参照していました。

「非常に大きなプロジェクトであったため、社内で管理することができませんでした」と Bryant 氏は言います。「公職守秘法などの制約がなくて幸運でした。守らなければならない契約事項があると、できないこともあります。私たちは初めてクラウドを利用しました。ファイルのサイズを心配する必要はありませんでした。すべてのデータがどこにあるかを心配する必要はありませんでした。この特別な Google Drive にあることが分かっていましたから」

Bryant 氏の場合はクラウドがうまく機能しましたが、彼はこうも言っています。「1 日の終わりに、ファイルを誰か他の人のサーバーに置かなければなりません」これが唯一のリスクです。

「自分の設計の知的財産であるデータをオンラインで共有するので、データを公開しているという意識を持つ必要もあります」と Galba 氏は言います。

「建築設計者と仕事をするうえで、これが主な懸念事項の 1 つでした」と Viscetto 氏が付け加えます。「皆さん、データを公開しているのです。私たちは Dropbox を使用しています。設計開発パッケージがある場合は、非常に便利です。コンサルタントにリンクを送ります。とても優れた方法ですが、セキュリティが問題です。コンサルタントを信頼する必要があります。データが消えたりしないように、契約を確実に用意する必要があります」

その他の方法として、仮想デスクトップがあります。Mayfield 氏の会社では、仮想デスクトップ環境へ徐々に移行しており、この環境ですべての CAD および BIM ソフトウェアを実行する予定です。

「実際のところ、将来は全員が仮想デスクトップを利用すると思います。これで、すべてのオフィスがひとつにまとまります。そこで働き、コラボレーションし、必要なすべてのことを行うことができるでしょう」