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tvsdesign:150 人のユーザーを 30 日間でユーザー単位管理へ移行

公開日:2020 年 10 月 29 日

著者:tvsdesign テクノロジー・オペレーション ディレクター/Jessica Steele-Hardin 氏

tvsdesign について

tvsdesign は、アトランタを拠点とする建築会社です。医療、教育分野からコンベンション センターまで、幅広いプロジェクトを手がけています。最近のプロジェクトには、メルセデス ベンツ スタジアムやジェイコブ ジャヴィッツ コンベンションセンターなどが含まれます。

私は IT 部門のリーダーとして、制作業務に携わる 150 人以上のユーザーを管理しています。当社では従業員のほとんどが、 AutoCAD、 3Ds Max、 Revit を日常的に使用しています。2020 年 3 月までは、すべてのユーザーがマルチユーザー サブスクリプションでソフトウェアにアクセスしていました。新型コロナウイルスによってすべてが変わるまで、そうしてソフトウェアを利用していました。

ユーザー単位管理への移行が最優先事項になった経緯

新型コロナウイルスのパンデミックによって、従業員はオフィスにおけるオンプレミスでの作業から在宅勤務へと移行しました。この変更は一夜にしてあっという間に実施されたように感じられました。オフィスから離れたユーザーに安定した作業環境を提供するにはどうすればよいか、という事が当社にとって最優先事項の課題になりました。

  • 課題: 個々のインターネット サービス プロバイダー(ISP)の速度や、自宅のネットワーク設定を制御することはできません。また、ネットワーク ライセンスを取得するために VPN を使用する必要があり、これが一部のユーザーの ISP 速度にさらに影響していました。
  • 解決策: アップロード速度(サイズが非常に大きな場合もある Revit モデルを同期させるために重要)を改善するには、VPN による障害を取り除くことが不可欠でした。そのため、ユーザー単位管理への切り替えを決断しました。

会社全体をユーザー単位管理へ移行するプロセスには、約 1 ヵ月かかりました。私たちはこのプロセス全体を通して、入念な準備と頻繁なコミュニケーションを心がけました。プロセスをスムーズに進めるために、IT 部門のリーダーとして私が取り組んだことをご説明しましょう。

30 日間の移行における日別の実施事項

0 日目:移行前

移行に入る前に、チームの準備を整えることが重要と考えました。私はいくつかの方法で、準備を行いました。

  • 移行によって何が変わるかを従業員が理解できるように、オートデスクから入手できるチュートリアルやツールのほか、私が作成した資料をユーザーに提供しました。
  • 少人数のユーザーでテスト用のグループを立ち上げ、ネットワーク ライセンスからユーザー単位管理へ移行するためのさまざまな方法をテストしました。
  • IT スタッフのために、移行手順の解説や、移行中に問題が発生した場合の解決方法を準備しました。唯一ここで予測できなかった問題は、ユーザーが Revit ライセンスを借りた場合の対処方法でした。借用されたすべてのライセンスをネットワーク サーバー経由で回収しても、これは依然として問題となりました。その詳細については後述します。

ヒント:準備が肝心です!準備プロセスは会社によって異なるかもしれませんが、必ず移行前にチームに資料を提供し、説明することで、移行するとどうなるかを理解してもらうことが大切です。

1~7 日目:移行を開始

私はオートデスクの担当者と共に、AEC コレクションのマルチユーザー サブスクリプションを 100 ライセンス移行する作業を開始しました。私たちはこの 100 ライセンスと引き換えに、200 ライセンスの AEC コレクションのユーザー単位管理プランを受け取りました。

ヒント:当社では保有していたすべてのライセンスを移行しましたが、2 倍の数のユーザー単位管理プランが必要でない場合は、契約更新時に一部のライセンスを更新せずに数を減らすことで、コストを節約することもできます。

8 日目:ユーザー単位管理プランの開始日、ユーザーの割り当てを開始

新しいユーザー単位管理プランの開始日に、オートデスクからのオンボーディング メールを受信しました。メールには Autodesk Account が利用可能になったこと、そしてユーザーに割り当てる準備ができたことが記載されていました。新しいサブスクリプションの開始日以降、ユーザーを Autodesk Account に追加し、新しいサブスクリプションに割り当て、ネットワーク ライセンスをユーザー単位管理へと移行する期間は 30 日間あります。

ヒント:Autodesk Account ホーム ページの上部に「残りの日数」のカウンターが表示されます。ここでスケジュールを確認しましょう。

当社では BIM 360 も使用していたため、既にすべてのユーザーが Autodesk Account に登録されていました。ユーザーをすべて作成する必要がなかったため、プロセスは簡単でした。私は約 30 人のユーザーを一度に選択し、ユーザー単位管理プランの新しいライセンスに割り当てました。当社ではこの変更に伴い、Premium プランにアップグレードし、シングル サインオン(SSO)などの特典を利用することを選択しました。私はすべてのユーザーを新しいライセンスに割り当てた後に、約 2 日間かけて SSO の環境設定を行いました。ここで 1 つ問題が生じました。SSO を設定できるのはプライマリ管理者と SSO 管理者のみで、セカンダリ管理者は設定できないことが判明したのです。最初はセカンダリ管理者に SSO を設定させようとしていたため、うまくいきませんでした。うまくいかない理由がしばらく分からなかったため、本来よりも設定プロセスに時間がかかってしまいました。

環境設定の完了後、移行による変更点や、新しいライセンスへのサインイン方法、 tvsdesign 用のサインイン認証情報などの詳細を記載したメールをすべてのユーザーに送信しました。

9~30 日目:ネットワーク ライセンスからユーザー単位管理に移行

ネットワーク ライセンスからユーザー単位管理への移行は非常に簡単でした。この間、ライセンスの変更についてきちんと理解できるように、すべてのユーザーに向けてメッセージを送信しました(移行プロセスの間に複数のメッセージを送信しました)。移行するには、次の通りいくつかの方法があります

  • ユーザーが各自で移行を行う: ユーザーは、製品内で各自のデスクトップ ライセンスを更新できます。製品を起動し、[ライセンスを管理]>[ライセンスの種類を変更]を選択し、[シングルユーザー]を選択することで更新します。
  • 自動で移行する: ライセンス サーバーから全ユーザーのノート PC にプッシュするタスクを実行できます。ただしその際には、ユーザーがネットワークに接続していることを確認してください。ユーザーはネットワークに接続しなければ変更を受信できません。
  • 手動で移行する: 手動で Program Data > Autodesk > CLM > LGS フォルダーに移動します。選択したライセンスの種類は、ノート PC にキャッシュされます。これらのファイルを削除することで、強制的にユーザーにライセンスの種類を変更させることができます。この LGS フォルダーを削除することで、強制的にユーザーに変更させます。

説明方法や学習方法などのプロセスは、ユーザーによって異なります。 tvsdesign では、大きな変更を実施することをユーザーに理解させるためにも、ユーザーを移行プロセスに参加させることが重要と考えました。そこで当社では、移行オプションを選択後、ネットワーク ライセンスからユーザー単位管理への移行はユーザーに各自で行わせました。

20~30 日目:残りのユーザーを手動で移行

数週間後には、90~95% のユーザーが各自でライセンスの移行を完了しました。まだ移行が完了していなかった残りのユーザーについては、ネットワーク経由で自動タスクを実行しました。

ヒント:手動または自動のプロセスを使用してユーザーを移行する場合、まずは借用されたライセンスをすべて回収する必要があります(これは、 Revit 2020 および 2021 では特に必要となります)。上記のいずれの方法も実施できない場合は、 Revit 2020 および 2021 を再度インストールする必要があります。

31 日目:新しいサインイン プロセスをユーザーに通知

私たちは 31 日目までに、すべてのライセンスとユーザーをユーザー単位管理に移行する作業を完了しました。前述したとおり、当社は同時に Premium プランへアップグレードすることを選択しました。そのため、ユーザー認証プロセスでは新たに、シングル サインオンを使用することになります。この新しいサインイン方法について、ユーザーに改めて通知するために、最後のメールを送信しました。

ピアツーピア(Peer to Peer)のアドバイス

ユーザー単位管理への移行は、比較的スムーズに完了しました。当社では、新型コロナウイルスによってニュー ノーマルな働き方に移行する前から、ユーザーがネットワーク ライセンスを取得する際に VPN 接続が必要になることが常に課題となっていました。2019 年後半に移行を検討したこともありましたが、そのときは他のことが優先されました。新型コロナウイルスに伴い、VPN の影響がさらに大きく感じられるようになったことで、最終的に移行のニーズを優先することとなりました。ユーザー単位管理への移行を計画している方に向けて、思わぬ失敗を避けるためのヒントをご紹介しましょう。

  • 事前に計画を立てる。
  • 切り替えをサポートする IT スタッフの準備を整える。
  • 何度かテストを行いながら、会社に最適なオプションを見つける。
  • 問題が発生した場合に備えて、バックアップを用意する。

tvsdesign では、事前の準備が大いに役に立ち、ユーザーにメリットをもたらしました。すぐに準備に取りかかりたい場合は、4 ステップのプロセスを説明するビデオ(日本語字幕付き)や、ユーザー単位管理への移行に関するウェビナー(英語)で、実際の手順を確認することをおすすめします(ウェビナーでは 34 分頃から私が登場し、自分の経験を紹介しています)。

移行プロセスに、当社のメール テンプレートをご利用ください

ユーザーへの連絡内容は、ライセンスの移行方法によって異なります。当社と同じく、ユーザーが各自でライセンスを変更する方法を選択する場合は、当社のメール テンプレートをご自由にお使いください。

--- ライセンスの移行時期とアカウントへのサインイン方法についての説明 ---

おはようございます。

まもなく、皆さまのオートデスク製品のライセンス(AutoCAD、 Revit、 3DS など)がすべて、各自の Autodesk Account に割り当てられます。オートデスクから通知メールが届きますのでご確認ください。

--- 変更点についての説明 ---

移行による変更点は次の通りです。今後、オートデスク(AutoCAD、 Revit、 3DS など)のライセンスにアクセスする際に VPN を使用する必要はありません。オートデスク製品のライセンスにアクセスする際に必要なのは、 Autodesk Account とインターネット接続のみとなります。これにより、一部のユーザーに生じていた接続の問題が、ある程度改善されるでしょう。オートデスク製品のライセンスにアクセスする際は、 Autodesk Account にログインする必要があります。

--- ユーザーが実行すべき手順の説明(当社は、ユーザーが各自でライセンスを変更する方法を選択しました) ---

オートデスク ソフトウェアの画面右上に表示されるサインイン オプションから Autodesk Account にサインインします。

または、Autodesk デスクトップ アプリにログインして、すべてのオートデスク製品のライセンスをアクティブ化することもできます。

IT 部門から皆さまに、次の手順の実行をお願いします。

1. オートデスク ソフトウェアを起動します。

2. 右上のユーザー名の横に表示される三角形をクリックします。

3. [ライセンスを管理]を選択します。

4. [ライセンス マネージャ]ダイアログ ボックスで、[ライセンスの種類を管理]を選択します。[それでは始めましょう]画面が表示されます。

5. ライセンスの種類を選択します。ここで選択する項目は、プログラムのバージョンによって異なります。2020 製品の場合、Autodesk Account オプションでのサインインを選択します。2017~2018 製品の場合、[ライセンスを変更]を選択し、プログラムを閉じてから再起動して、[サインイン]を選択します

Revit 2019 の場合、[ライセンスを変更]を選択します(プログラムが閉じます)。次に、プログラムを再起動し、[シングルユーザー]を選択します。ライセンスに戻って確認すると、Autodesk ID または「商用ユーザー」と表示されます。

--- 問題が発生した場合の対応方法の説明 ---

何か問題が生じた場合は、担当チームまでお問い合わせください。

ご協力の程、どうぞよろしくお願いいたします。

著者について

Jessica Steele-Hardin 氏は、 tvsdesign のテクノロジー・オペレーション ディレクターです。 BIM および IT を専門分野とし、制作業務に携わる 150 人以上のユーザーを管理しています。

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